Como ser Proativo (Gestão de tempo)

Ser pró-ativo significa pensar e agir antecipadamente (prever e ter ações).

As pessoas pró-ativas são aquelas que instigam atitudes e idéias criativas na sociedade.

Segue algumas dicas de como se tornar mais pró-ativo e gerir melhor o seu tempo:

Liste suas responsabilidades (tarefas)
Mantenha uma agenda diária de tarefas
Tire cópias dos documentos que assina

Confirme antecipadamente os seus compromissos
Retorne os telefonemas dentro de 24 horas
Tenha um bloco de anotações e caneta próximo ao telefone
Crie um arquivo para documentos importantes

Faça uma lista de tarefas, calcule o tempo que gasta com cada uma delas e as classifique:

Quais são urgentes?
Quais precisam de atenção imediata?
Quais as prioridades das outras tarefas?
Quais são regulares?
Quais ocupam a maior parte do seu dia?

Análise criticamente como você pode executá-las com mais eficiência:

Crie um processo para realizar a tarefa (se atente as ordens de prioridade que você estabeleceu)
Elabore um fluxograma
Defina um prazo exato para o cumprimento de cada tarefa, deixe margem para refaze-las caso necessário.
Delegue e instrua outras pessoas para o ajudarem em tarefas grandes ou urgentes.
Encontre a pessoa certa para delegar e explique bem a tarefa.
Comunique regras e prazos e tenha certeza que a pessoa os compreendeu (deixe sempre uma margem de segurança no prazo) e peça relatórios de progresso.
Reúna as informações necessárias para desempenhar bem uma tarefa.
Crie fluxos e rotinas quando tiver a colaboração de outras pessoas.
Procure maneiras de eliminar passos desnecessários no processo.
Estabeleça um horário de descanso.
Reduza as Interrupções
Saiba distinguir o possível do impossível.
Utilize uma agenda, calendário ou bloco de anotações para lhe lembrar das tarefas e de suas prioridades.
Avalie o resultado de cada tarefa e se está sendo seguida a prioridade.
Identifique se algo precisa ser mudado.
Mantenha o foco nas prioridades.
Resolva as tarefas desagradáveis no início do dia, para não ter que se preocupar mais com ela.
Se a tarefa é muito grande ou demorada, a divida em ações menores.

Previna o surgimento de problemas:

Previna possíveis falhas com antecedência para impedi-las de progredirem.
Desenvolva maneiras de solucioná-las logo no início.
Presuma sempre que as tarefas vão demorar mais do que o esperado e reserve mais tempo do que acha necessário.
Faça estoque dos itens fundamentais para as sua empresa.
Faça uma lista de itens importantes em casa e no trabalho.
Proteja e tire cópias de todos os documentos importantes (pois substituí-los custa dinheiro).
Faça backups dos arquivos de seu computador
Preste atenção ao que acontece ao seu redor, antecipar o futuro envolve conhecer o que esta acontecendo ou já aconteceu e como pode afetá-lo.
Esteja preparado para problemas causados por outras pessoas e para a necessidade de substituí-las.

Busque resolver os problemas ao invés de deixá-los crescerem:

Análise o problema (o que é exatamente?).
Defina o que precisa ser feito para resolvê-lo e como fazer para conseguir isso.
Tenha atitude, aja, tenha a ação de fazer

Antecipe as tarefas menos urgentes e diárias:

Ao antecipar tarefas você libera tempo para cuidar das urgências, quando elas surgirem.
Faça manutenção preventiva das tarefas.
Um esforço antecipado pode lhe poupar tempo para quando houver necessidade dele.

Saiba quais tarefas são prioritárias e quais podem esperar:

Crie um fluxograma das tarefas e o seu nível de prioridades.
Risque cada item quando ele for realizado ou atualize o fluxo, caso ele seja adiado.
Deixe esse fluxo onde seja de fácil acesso e use ferramentas para lembrá-lo das datas.
Se demorar para riscar algum item, o reavalie e veja o que tem que ser feito para terminá-lo.

Elimine completamente qualquer tarefa que seja desnecessária:

Algumas coisas podem não ser feitas ou delegadas para outras pessoas.
Não desperdice seu tempo com tarefas não produtivas
Avalie corretamente estas tarefas e não tenha medo de usar o não para elas.

Avalie os seus processos enquanto os executa:

Quais funcionam e quais não funcionam?
Anote as melhorias que podem ser feitas no processo, e as use assim que possível.
Descarte o que não funciona.
Fique atento para o que precisa de ajustes.

Antecipe as necessidades:

Defina o período necessário (semanal, mensal, bimestral...)
Se prepare para elas com antecedência.
Reduza a instabilidade do futuro com o planejamento antecipado e estando pronto para os acontecimentos futuros.
Ajuste ferramentas as necessidades

Se antecipe as informações que você precisará saber e ter:

Apenda novas habilidades
Utilize as habilidades que você já tem de modo novo.
Mantenha-se sempre atualizado (lendo e aprendendo continuamente)
Esteja aberto a novas experiências e novos conhecimentos

Procure maneiras e ferramentas para ajudá-lo em tarefas rotineiras:

Instrumentos tecnológicos (computadores, tabletes, telefones, agendas eletrônicas, aplicativos de calendários e gestão de tempo, entre outros).

Seja mais criativo:

Pense de maneira criativa em como organizar seu trabalho.
Faça anotações, não confie na memória
Armazene idéias.
Desenvolva o hábito de conhecer novas pessoas e novos lugares, eles lhe trazem novas experiências.
Ao falar com outros pessoas, as faça se sentirem importantes.
Coloque suas idéias em ação, não a deixe arquivada.
Observe e absorva o que há de melhor ao seu redor.

Lembrem-se:

O seu tempo é precioso, não o use para tarefas desnecessárias.
Planeje sempre.
Seja sempre Proativo
Comunique-se sempre
Ofereça apoio, ajude a motivar as pessoas ao seu redor
Seja persistente, a persistência leva a alcançar o objetivo.
Tome a iniciativa, não espere pelas outras pessoas.

Se você gostou, tem algo a acrescentar ou já usou um dos itens acima compartilhe conosco a sua experiência.

Autor: Rosemeire Hespanholeto
Fonte: Sebrae